Microsoft Access – Fonctions prise en main, Intermédiaires et avancées

Programme Détaillé

Découvrir l’environnement de travail Access
• Présentation de l’interface Access et du Ruban.
• Comprendre le rôle d’une base de données relationnelle.
• Créer, ouvrir et enregistrer une base de données.
• Identifier les objets Access : tables, requêtes, formulaires, états.
• Naviguer dans les différents modes d’affichage.
• Travaux pratiques : Découvrir l’interface Access. Créer une base de données et identifier ses composants.

Créer et structurer les tables
• Créer une table en mode feuille de données et en mode création.
• Définir les champs et choisir les types de données.
• Définir une clé primaire.
• Paramétrer les propriétés des champs.
• Saisir, modifier et supprimer des enregistrements.
• Mettre en place des règles de validation simples.
• Travaux pratiques : Créer plusieurs tables et saisir des données cohérentes.

Mettre en place les relations entre les tables
• Comprendre les principes de relation entre tables.
• Créer des relations un-à-un, un-à-plusieurs.
• Assurer l’intégrité référentielle.
• Modifier et supprimer des relations.
• Comprendre la logique de structuration des données.
• Travaux pratiques : Relier plusieurs tables et sécuriser la cohérence des données.

Interroger les données avec les requêtes
• Créer une requête de sélection.
• Trier et filtrer les données.
• Utiliser des critères simples et avancés.
• Réaliser des calculs dans les requêtes.
• Créer des requêtes paramétrées.
• Créer des requêtes d’action : ajout, mise à jour, suppression, création de table.
• Travaux pratiques : Concevoir des requêtes pour rechercher, analyser et mettre à jour les données.

Concevoir des formulaires de saisie
• Créer un formulaire simple et un formulaire assisté.
• Personnaliser la présentation d’un formulaire.
• Ajouter des contrôles : zones de texte, listes déroulantes, boutons.
• Faciliter la saisie et la consultation des données.
• Créer des sous-formulaires.
• Travaux pratiques : Réaliser un formulaire ergonomique pour la gestion des données.

Créer des états et des impressions
• Concevoir un état simple pour l’impression.
• Trier, regrouper et mettre en page les données.
• Ajouter des calculs et totaux dans les états.
• Personnaliser l’en-tête, le pied de page et la présentation générale.
• Exporter les résultats dans différents formats.
• Travaux pratiques : Créer un état professionnel de synthèse et préparer son impression.

Automatiser et fiabiliser l’utilisation de la base
• Créer des macros simples.
• Automatiser l’ouverture de formulaires ou l’exécution d’actions.
• Mettre en place des contrôles de saisie.
• Sécuriser l’utilisation de la base de données.
• Optimiser l’organisation des objets Access.
• Travaux pratiques : Automatiser certaines actions courantes pour rendre la base plus simple à utiliser.

Exploiter et partager les données
• Importer des données depuis Excel ou d’autres sources.
• Exporter des tables, requêtes ou états.
• Préparer la base pour un usage partagé.
• Comprendre les bonnes pratiques d’archivage et de sauvegarde.
• Maintenir une base de données fiable dans le temps.
• Travaux pratiques : Importer un fichier externe, exploiter les données et générer un document de sortie.

Prérequis

Connaissances de base de l’environnement Windows et du pack Office. Une aisance avec Excel ou la gestion de tableaux est un plus.

Résumé de la formation

Cette formation permet aux participants d’acquérir les connaissances et compétences nécessaires pour créer, structurer et exploiter une base de données avec Microsoft Access.

À l’aide de cas pratiques, les participants apprendront à concevoir des tables, établir des relations, interroger les données avec des requêtes, créer des formulaires de saisie et produire des états de restitution adaptés aux besoins métier.

Public

Cette formation s’adresse aux assistants administratifs, gestionnaires, comptables, responsables de suivi, analystes, utilisateurs métier et à toute personne souhaitant organiser, centraliser et exploiter efficacement des données avec Microsoft Access.